Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива

В соответствии с Федеральным законом Об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ ст. 23 п. 2 все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

Таким образом до сдачи документов в государственный или муниципальнй архив документы должны быть полностью подготовлены (проведена экспертиза ценности документов, систематизированы и сформированы в дела не более 250 листов, составлены заголовки, листы должны быть пронумерованы, оформлены обложки и листы-заверители, составлены описи, предисловии к описи, историческая справка к фонду).

Ст. 22 вышеуказанного Федерального закона устанавливает следующие сроки временного хранения документов в организациях до передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Обычно научно-техническую обработку проводят сотрудники организации отвечающие за делопроизводство и архив, но иногда прибегают к услугам профессионалов в архивном деле на договорной основе.