Экспертиза ценности документов в ликвидируемой организации, формирование дел

Экспертиза ценности документов в ликвидируемой организации проводится в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел организации, при ее отсутствии – на основании типовых, примерных номенклатур, перечней документов с указанием сроков их хранения и др.

При проведении экспертизы ценности документов в ликвидируемых организациях осуществляется отбор дел по личному составу и временного хранения для передачи в архив, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Сроки хранения дел, содержащих документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

• распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);
• списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий, занесении на Доску Почета;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Обращаем Ваше внимание! В соответствии со ст. 434 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 50/75 лет и 5 лет.

К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 50/75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, совмещении, совместительстве, переводе, оплате труда, премировании, поощрении, аттестации, повышении квалификации, присвоение классных чинов, разрядов, званий, награждений, длительных отпусках по уходу и без сохранения заработной платы, длительных командировках, об изменении анкетно-биографических данных.

К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.

На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.

По результатам экспертизы ценности документов в ликвидируемой организации составляются описи дел по личному составу (приложение 3), описи дел временного хранения (приложение 4), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 5).

Обычно, в ликвидированных организациях составляются несколько описей дел по личному составу. Например: опись № 1 л дел по личному составу, опись № 2 лд личных дел, опись № 3 л невостребованных личных документов (трудовых книжек, дипломов, свидетельств и др.).

Порядок оформления описей изложен в статье Составление описей на дела по личному составу и дела временного срока хранения, срок хранения которых еще не истек и научно-справочного аппарата к ним .

В акт на уничтожение включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

-документы по личному составу и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

-включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

-группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела и т.п.);

-дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. При большем объеме документов формируется несколько томов дела.

Внутри дела документы должны быть расположены в хронологическом порядке.

Приложения к документам присоединяются к документам, к которым они относятся.

Такие документы как личные карточки (ф. Т-2), лицевые счета и расчетные листки по начислению заработной платы, располагаются за каждый год в делах по алфавиту фамилий.

Заголовки на сформированные дела составляются на основании номенклатуры дел, а при ее отсутствии – при полистном просмотре документов, из которых сформировано дело.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные документы», «по общим вопросам»).

В заголовках дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, указывается вид документа и автор.

Например:

«Приказы с № 1 по № 124 директора ООО «Гепард» по личному составу за 2010 год. Том 1.

Начато: 10 января 2010 г.                        Окончено: 15 июня 2010 г.

                                На 243 листах

                                Хранить 75 лет»

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дел употребляется термин (документы), а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые находятся в деле. Например:

«Документы о производственных авариях и несчастных случаях за 2010 год (акты, заключения, справки и др.)».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

В заголовках дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов».

Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

Понятие «дело» употребляется в заголовках личных дел. Фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

Техническая обработка дел (переплет, подшивка, нумерация, составление обложек) вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов