Cистематизация и формирование дел

В наш век информатизации и цифровых технологий документы на бумажных носителях продолжают составлять неотемлемую часть нашей жизни и истории. Архивный фонд РФ регулярно пополняется важными документами. Однако, без правильной систематизации эта информация может привратиться в хаос и невозможность поиска необходимого документа.

Систематизация документов — это процесс организации информации в логичную структуру, которая упрощает ее поиск, обмен и хранение, обеспечивая их сохранность на протяжении длительного времени. Благодаря правильной систематизации, сотрудники могут быстро находить необходимые документы, уменьшается вероятность ошибок и упущений, облегчается работа архивных учреждений при приеме и обработке документов, что положительно сказывается на эффективности и производительности работы.

В самом общем виде систематизация документов в организации — это классификация деловых бумаг по определенным признакам и группировка их в соответствующие предметные комплексы, называемые делами. Дело представляет собой совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации (далее - единица хранения).

Основной принцип расположения бумаг внутри дела — хронологический. При формировании единицы хранения документы проверяются и сортируются по срокам создания.

Кроме того, единицы хранения архивного фонда могут быть систематизированы в соответствии со следующими признаками:

• структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
• хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
• функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
• номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
• корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
• географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);
• авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного хранения и по личному составу необходимо группировать в отдельные дела;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела и т.п.);
• приложения к документам присоединяются к документам, к которым они относятся;
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. (при большем объеме документов формируется несколько томов дела).

Систематизация документов постоянного срока хранения является важным шагом для обеспечения сохранности и доступности ценной информации в государственных и муниципальных архивах. Именно поэтому важно правильно систематизировать документы. Если у вас возникают трудности с определением схемы систематизации, то обратитесь к профессионалам. Правильно систематизированные и сформированные дела позволят сохранить нашу историю и культурное наследие для будущих поколений.