Составление заголовков дел (единиц хранения)

Дела в архив передаются по описям, которые утверждаются на ЭПК. Чтобы описи прошли ЭПК заголовки дел должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела и составлены в соответствии с правилами закрепленными как в федеральном законодательстве, так и в отраслевых Гостах. В частности, в ГОСТ Р 7.0.8-2013. "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Обычно заголовки дел составляются на основе действующей номенклатуры с добавлением периода документов, но если номенклатуры нет, то заголовки составляются согласно методическим рекомендациям по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях п. 1.1.1.3. а именно:

Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("материалы", "разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты. Заголовок дела состоит из элементов, отражающих:

название вида дела (переписка, журнал, дело и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);
название организации, структурного подразделения, коллегиального (совещательного или иного) органа, должностного лица - автора документа;
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
указание на копийность документов дела.

Конкретный состав элементов заголовка дела определяется характером и содержанием документов дела.

Все заголовки, составляемые в номенклатурах и описях дел, в целях их унификации можно разделить на четыре типа.

ПЕРВЫЙ ТИП
Единицы хранения, в которых имеются: документы одного или двух видов (акты, приказы, распоряжения, протоколы, отчеты и т.д.); документы одной или двух разновидностей (годовые отчеты, статистические отчеты, сводные статистические отчеты, квартальные отчеты). Один или два вида документов через союз «и» указываются вначале заголовка.	«Протоколы совещаний, проводимых главой администрации»; «Отчет по основной деятельности отдела»; «Приказы начальника управления по основной деятельности»; «Планы и отчеты о деятельности комиссии по благоустройству»; «Сводный статистический отчет по итогам сева по району» (ф. 4-сф) «Годовой бухгалтерский отчет и документы к нему» «Квартальный отчет о работе департамента образования»
Единицы хранения, в которых имеются: один документ (альбом, книга, журнал и т.д.). Название документа указывается вначале заголовка.	«Журнал регистрации распоряжений главы администрации города»; «Книга регистрации несчастных случаев, учета аварий».
ВТОРОЙ ТИП
Единицы хранения, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу. В этом случае в заголовке употребляется термин «дело».	Дело по организации муниципального учреждения «Архив по личному составу»; «Уголовное дело по обвинению Сергеева Николая Ивановича по ст. 205 УК РФ».
ТРЕТИЙ ТИП
Единицы хранения, содержащих различные по своим видам или разновидностям документы (не менее трех видов), относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин «документы», а в конце заголовка указываются виды документов.	«Документы о проведении смотра-конкурса на лучшую школу района (справки, отчеты, переписка)»; «Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты)».
Если в деле подшито более трех видов документов акты, справки, отчеты, переписка, все равно указывается три вида документов:	«Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты и др.)».
ЧЕТВЕРТЫЙ ТИП
Единицы хранения, содержащие письма. В данном случае заголовок начинается с термина «переписка», указывается, с кем и по какому вопросу она ведется	«Переписка с администрацией города по основным вопросам деятельности»

Окончательный заголовок дела составляется после переплета в момент наклеивания обложки дела перед составлением описи.

Повысить информационный уровень заголовков можно за счет их конкретизации путем включения делопроизводственных номеров документов (приказов, постановлений и др.), по возможности указания направленности деятельности учреждения и т.д. Например:

Протоклы №№ 5-10 совещаний у заместителя начальника Главмосстроя по вопросам капитального строительства за 1979 год.

Правильно составленный заголовок обеспечивает максимально быстрый поиск необходимого документа.

Доверьте эту работу профессионалам и вам не придется думать о том, насколько правильно и безошибочно будут проставлены заголовки дел.

Поделиться