Опись дел и документов является обязательным архивным и учетным справочником, который служит для обеспечения сохранности, отбора и учета документов в организации. Описи составляются на основании установленных форм и включают в себя несколько элементов.
Одним из основных элементов описи является описательная статья.
Описательная статья описи – это документ, который содержит информацию о единице хранения (файле, деле или документе), включая ее порядковый номер, индекс, заголовок, крайние даты, срок хранения и количество листов.
Порядковый номер единицы хранения служит для упорядочения документов и облегчения их поиска. Он может быть представлен числом или буквенно-числовым обозначением.
Индекс единицы хранения указывает на принадлежность ее к определенной номенклатуре дел. Этот индекс обычно состоит из цифр или буквенно-цифровых обозначений.
Заголовок единицы хранения включает название дела и указание на наличие копий, если они есть. Если в единице хранения хранятся копии документов, это указывается в заголовке. Заголовок может быть также дополнен аннотацией отдельных документов или группы документов внутри единицы хранения.
Крайние даты единицы хранения обозначают временной период, в который относятся документы внутри нее. Это может быть диапазон дат или конкретные годы.
Срок хранения указывается для описей дел или документов временного хранения. Он определяет, сколько времени документы должны храниться до возможного удаления или передачи на длительное хранение.
Количество листов в единице хранения указывает на общее количество листов бумаги или других материалов, входящих в данную единицу хранения.
В процессе составления описи дел и документов также учитываются некоторые дополнительные требования. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации, основанной на номенклатуре дел. Каждое дело нумеруется под порядковым номером, и если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть также нумеруются. Графы описи заполняются с учетом информации, указанной на обложке дела. Графа "Примечание" используется для указания особых характеристик дела, таких как прием дела, особенности физического состояния или передача дела другим структурным подразделениям с ссылками на необходимые акты или наличие копий.
В конце описи дел и документов после последней описательной статьи заполняется итоговая запись, в которой указывается количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также приводятся особенности нумерации дел в данной описи.
Необходимо отметить, что составление описи дел и документов требует внимательности и точности. Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверить качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Также при просмотре дел необходимо проверить соответствие заголовка дела содержанию документов, корректность оформления, группировки и нумерации листов, наличие внутренней описи дела и правильность ее составления, а также качество подшивки или переплета дела.
В случае обнаружения нарушений правил формирования и оформления дел, необходимо принять меры по их устранению. Если при проверке обнаруживается отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел организации, необходимо предпринять меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. В случае, если принятые меры по розыску не дали результатов, составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается в архив организации вместе с описью дел.
Справочный аппарат к описи также является важной составляющей. Он включает в себя несколько элементов, таких как титульный лист, содержание или оглавление, предисловие, список сокращений и указатели к описи.
Титульный лист содержит основную информацию об описи, включая название организации или учреждения, к которой она относится, название описи и ее номер.
Содержание (оглавление) указывает на структуру и содержание описи, облегчая поиск нужных документов.
Предисловие к описи дел, документов кратко излагает переименование организации в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам дел, включенных в опись, может содержать дополнительную информацию о контексте или истории описываемых документов и включает в себя:
- сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации в течение периода времени, за который составлена опись;
- краткую характеристику содержания и полноты дел фонда, включенных в опись (в том числе выделяют наиболее типичные группы дел по разновидностям и содержанию, например: приказы, протоколы, планы, отчеты);
- сведения о наличит дел, выходящих за хронологические границы фонда;
- сведения об особенностях формировавния и оформления дел, описания и систематизации заголовков дел;
- основные принципы составления справочного аппарата к описи дел и порядок его использования.
Список сокращений предназначен для объяснения сокращений и аббревиатур, которые могут использоваться в описи и ее документах.
Указатели к описи включают предметный, именной и географический указатели. Предметный указатель облегчает поиск документов по ключевым словам или тематике. Именной указатель облегчает поиск документов по именам людей или организаций, связанных с ними. Географический указатель позволяет найти документы, связанные с определенными местами или локациями.
Состав справочного аппарата к описи может различаться в зависимости от срока хранения и типа документов, включенных в нее. Например, указатели к описи могут быть более подробными и разветвленными, если она содержит документы длительного хранения или специализированных тематик.
В целях обеспечения сохранности и учета дел и документов, а также отбора и систематизации, описи составляются как на дела и документы постоянного срока хранения, так и на временные (свыше 10 лет) сроки хранения. Также могут составляться описи на дела по личному составу или описи, специфичные только для данной организации, такие как судебные дела, материалы уголовных дел или научные отчеты по темам.
Описи (годовые разделы описей) дел постоянного харнения составляются не менее чем в четырех экземлярах, согласуется протоколом ЭК организации и направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.
Неправильно оформленная опись или неправильно составленный справочный аппарат могут привести не только к тому, что нужную информацию будет трудно найти, но и близка вероятность того, что опись и ее справочный аппарат просто не пройдут ЭПК, а значит все придется переделывать. Обращение к профессионалам позволит избежать этих проблем. Профессионалы обладают специальными знаниями и опытом в этой области, что позволяет им правильно оформить документы и составить справочный аппарат. Они также могут помочь определить какие документы и сведения нужны для конкретных задач, что позволяет сократить время и улучшить результаты работы.
