Ликвидация организаций, не являвшихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, ставит перед лицами, отвечающими в них за работу с документами, ряд проблем и вопросов, с которыми они ранее не сталкивались. В большинстве таких организаций целенаправленная регулярная работа по обработке документов не проводилась, поэтому в период ликвидации возникает задача осуществления полного комплекса работ по обработке документов за весь период деятельности организации.
Порядок передачи документов ликвидированных организаций регламентируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в п. 10 ст 23 этого закона говорится : « При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в процессе банкротства».
Таким образом, надо четко понимать, что, когда речь идет о перечне документов, которые передаются в муниципальный архив после ликвидации организации, на хранение передаются все документы, срок хранения которых не истек, за весь период деятельности организации.
Примерный перечень документов, передаваемых в архив от ликвидированных организаций, следующий:
-учредительные документы (свидетельства о регистрации, уставы, положения, учредительные договоры, постановления, распоряжения, приказы и другие документы по образованию, реорганизации, переименованиях организации);
-документы о ликвидации организации (свидетельства, решения и определения арбитражных судов; постановления, приказы, распоряжения и др.);
-приказы, распоряжения о приеме, переводах, совмещении, аттестации, увольнении, поощрениях, награждениях, установлении разрядов, должностных окладов, различных выплатах, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, ученических отпусков, отпусков по уходу за ребенком, длительных командировках;
-трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда;
-должностные инструкции;
-штатные расстановки;
-личные карточки (ф. Т-2);
-личные дела работников;
-документы по начислению заработной платы (лицевые счета, ведомости, расчетные листки, табуляграммы и др.). При отсутствии документов по начислению заработной платы – ведомости (и другие документы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат;
-акты о несчастных случаях;
-журналы и книги учета движения трудовых книжек, алфавитные книги и карточки, списки личного состава;
-другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменения в должности и социально-правовом положении граждан;
-при наличии в организации работников вредных профессий – списки работающих на производстве с вредными условиями труда, табели учета рабочего времени, наряды на выполнение работ, акты расследований профессиональных отравлений и заболеваний, документы на выдачу спецодежды и спецпитания и другие;
-невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.д.)
-все документы, срок хранения которых не истек.
В п. 2 ст. 23 ФЗ № 125 от 22.10.2004 указано, что все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет органов и организаций, передающих документы.
Работу по упорядочению документов можно проводить:
- силами специалистов ликвидируемой организации;
- силами специалистов архивного учреждения (на возмездной основе).
