Сдача-прием дел на хранение в архив от ликвидируемой организации

При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в архив вышестоящей организации или в организацию, являющуюся ее правопреемником. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника и вышестоящей организации документы передаются в государственный архив.

Документы по личному составу и временного срока хранения ликвидированной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются в муниципальный архив.

Документы ликвидируемой организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526, далее – Правила) (см. "Экспертиза ценности документов в ликвидируемой организации, формирование дел").

В муниципальный архив передаются полностью оформленные дела по личному составу и временного срока хранения. Сдача-прием дел производится в соответствии с договором, заключенным между муниципальным архивом и ликвидируемой организацией (приложение 8).

Документы передаются в муниципальный архив по составленным в организации описям дел. При передаче дел в муниципальный архив передается историческая справка на архивный фонд организации.

Передача дел производится поединично.

Прием документов на хранение оформляется актом приема-передачи дел.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов; причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации.

Перед передачей дел на хранение в муниципальный архив проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, состава научно-справочного аппарата.

Вместе с документами передаются 3 экземпляра описей + электронный экземпляр;

Историческая справка в 1 экземпляре

Акт приема-передачи дел составляется в 2 экземплярах и, после утверждения руководителем ликвидирующейся организации и директором муниципального архива, по 1 экземпляру предоставляются передающей и принимающей документы стороне.