Составление описей на дела по личному составу и дела временного срока хранения, срок хранения которых еще не истек и научно-справочного аппарата к ним

После того как дела все оформлены составляются описи.

Описи составляются отдельно на дела по личному составу и дела временного срока хранения, срок хранения которых еще не истек. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел (для определения оптимального состава описей следует проконсульти­роваться в соответствующем архиве).

Описи составляются по установленной форме (Приложение 3, Приложение 4) в 4-х экземплярах, состоящие из годовых разделов.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется правильность формирования и оформления дел. При просмотре дел в этих целях проверяется:

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
• правильность оформления и группировки документов, включённых в дело;
• качество подшивки (переплёта) дела;
• правильность оформления обложки дела и нумерации листов в нём;
• наличие заверительной надписи дела.

Признак систематизации единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.

При описании дел ликвидированных предприятий допускается структурно-хронологический, а для бесструктурных учреждений – номинально-хронологический признаки систематизации дел.

Для небольших организаций заголовки в описи обычно располагаются по хронологически-номинальному признаку (т.е. первоначально документы располагаются по году их создания, а затем в соответствии со статьями перечня типовых и управленческих архивных документов). При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее:

-    дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

-   если в дело сформированы документы за несколько лет, такое дело включается в опись по дате заведения. При этом следует неукоснительно соблюдать следующее требование: в годовые разделы за последующие годы заголовок такого дела вносится без номера и делается ссылка «см. дело № ___»;

-    планы, отчеты, сметы и прилагаемые к ним документы относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;

-    дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены;

-    в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости структурных частей фонда;

-    личные дела, а так же личные карточки (ф. Т-2) систематизируются по датам увольнения лиц, документы которых образуют единицы хранения, и в алфавитном порядке их фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости, хронологии или в алфавитном порядке.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец  - единицы хранения, датированные только годом.

Заголовки в опись дел по личному составу вносятся в следующей последовательности:

  -  приказы (распоряжения) по личному составу

  -  лицевые  счета (расчетные ведомости по зарплате)

  -  списки личного состава

  -  карточки ф.Т-2

  -  личные дела

  -  акты о несчастных случаях

  -  табели  работников вредных профессий

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером).

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел не допускается применение формулировки «То же». Заголовок единицы хранения должен воспроизводиться полностью.

Число и год в графе «Крайние даты» воспроизводятся арабскими цифрами, название месяца – словами (строчными буквами кириллицы), при этом год указывается полностью. Слово «год» или сокращения «г.», «гг.» не употребляются.

Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета.

В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

Описи оформляются на стандартной бумаге формата А-4. Необходимо соблюдать следующие требования ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов": верхнее и нижнее поля - не менее 20 мм, левое - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм. Шрифт выбирается максимально приближенный к машинописному (Times New Roman обычный, 14 размера).

Начиная со второй страницы, на каждой последующей воспроизводится графление описи с цифровым обозначением граф. Текст печатается на одной стороне листа. Не допускается оформление грифов утверждения и согласования на отдельных от текста листах. Следует либо перенести на следующий лист последний заголовок документа, либо расположить грифы на оборотной стороне листа. Не следует допускать переноса части заголовка с одной страницы на другую, то есть заголовок должен располагаться на одной странице.

Справочный аппарат к описи

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; лист переименования; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; справка на отсутствующие дела; указатели.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название организации, даты создания и ликвидации организации, название и номер архивного фонда, номер и название описи, которое включает указание категории документов (по личному составу, временного срока хранения) и может дополняться указанием вида документов (личные дела уволенных, карточки формы № Т-2 и т.д.).

Кроме того, указываются крайние даты дел, включенных в данную опись. Если имеются незадокументированные периоды, это должно найти отражение в дате 1980, 1986 - 1993, 1998 - 2010 гг.

Если  название организации менялось многократно, на титульном листе дается ее последнее название, а все переименования приводятся в листе переименований, который помещается за титульным листом (Приложение 9).

В оглавлении перечисляются все составные части описи: историческая справка, список сокращенных слов, разделы описи.

Против названия каждой части указываются номера соответствующих страниц.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.

В список сокращенных слов вносятся все сокращения, кроме общепринятых.

Сокращения помещаются  слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

Конкурсным  управляющим,  составляется  справка на отсутствующие документы.  В справке указывается название документа и по какой причине он отсутствует (см. образец справки в Приложении 6).

При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель (Приложение 2).