Техническая обработка документов длительного хранения и временного

После того как дела сформированы и распределены по видам и срокам хранения проводят техническую обработку документов, которая включает в себя:

• подшивку, переплет
• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи (листа-заверителя );
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• оформление обложки дела.

Документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Такие дела упаковываются в папки с завязками так, чтобы документы не выскакивали из нее. Оформляются обложки (Приложение 1). Подробное оформление обложек будет рассмотрено ниже.

Документы по личному составу необходимо подшить и переплести в дело. Предварительно из дела удаляются все скрепки и т.п. В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме (Приложение 2).

Документы должны быть переплетены в твердую картонную обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка (шарнир), и через нее прошивается дело. Так как предполагается такое дело необходимо хранить 75 лет, то данная подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке необходимо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан и не заходил за подшитую часть документов.

Все листы в делах нумеруются (кроме листа-заверителя и внутренней описи. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно). Нумеруют листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами валовой нумерацией только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей не допускается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. При создании нескольких томов одного дела каждый том нумеруется отдельно.

Если имеются незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т. д. Допускается также пропускать номера листов в деле. Например: 25, 27, 28, 29 и т. д.

Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) указываются в листе – заверителе дела расположенном в конце пошитого дела. В листе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов в деле и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи (если есть внутренняя опись дела), литерные или пропущенные номера.

Например, последний номер листа дела 122, но при этом в деле имеется два литерных номера: 25а, 25б и один пропущенный номер – 26. В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: “В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в т. ч. литерные номера листов – 25а, 25б; пропущенный номер листа – 26…”

Лист заверителя подписывается лицом, составившим его, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 7), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлен лист заверителя, проводится оформление обложки дел.

Оформление обложки дел (Приложение 1) выполняется в соответствии с требованиями архивного законодательства «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».

Очень важно при оформлении обложки соблюдать требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела пишется в соответствии с правилами составления заголовка дела описанного в статье Экспертиза ценности документов в ликвидируемой организации, формирование дел

Крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела указываются на обложке дела арабскими цифрами. В том случае если указываются точные календарные даты (протоколы заседаний, приказы, распоряжения, журналы регистрации приказов, распоряжений и т.п.), то число и год в данном поле воспроизводятся арабскими цифрами, название месяца – словами (строчными буквами кириллицы), при этом год указывается полностью. Слово «год» или сокращения «г.», «гг.» не употребляются. Если дата определяется приблизительно, то она (или ее установленная часть) заключается в квадратные скобки.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты поступления на работу и увольнения с работы лица, на которое это дело заведено. Датой приема (увольнения) считается день зачисления (увольнения) лица на работу (с работы), а не дата принятия приказа. Если в личном деле имеются документы о деятельности лица вне данной организации и датируемые более ранними годами, при описании даты этих документов во внимание не принимаются.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела.