Историческая справка к фонду

Историческая справка к архивному фонду организации – документ, содержащий сведения по истории организации, краткую характеристику состава и содержания ее документов и системы научно-справочного аппарата.

Историческая справка состоит из трех разделов: история организации, история фонда, характеристика документов фонда.

Первый раздел – история организации включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

- даты создания, преобразования, ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные и учредительные документы;

- задачи и функции организации и их изменения;

-масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

-изменения в названии и подчиненности организации;

-структура организации и ее изменения.

При составлении этого раздела используются такие виды документов как распорядительная документация (постановления, протоколы, распоряжения)  исполнительных органов, вышестоящей организации и самого фондообразователя; уставы, изменения и дополнения к уставам, учредительные договоры, положения, свидетельства о регистрации, постановке на учет в налоговых или иных государственных органах; структура, штатные расписания; документы о ликвидации организации (свидетельства, решения и определения арбитражных судов; постановления, приказы, распоряжения и др.);

Второй раздел – история фонда – включает следующие сведения:

-дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

-когда и кем проводилась научно-техническая обработка документов, номера и объем описей дел, составленных на документы фонда, крайние даты документов в каждой описи;

-степень сохранности документов;

-особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

-сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе и по личному составу), находящихся в составе других фондов и местах их хранения;

-сведения о наличии документов других организаций (фондовые включения);

-состав научно-справочного аппарата к фонду.

Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду.

В справке указываются полное и сокращенное название организации (устанавливаются по учредительным и регистрационным документам), юридический и почтовый адреса.

Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

Историческая справка представляется в архив вместе с законченной описью.